6 maart, 2025
Organisatie: Kind& co ludens | Branche: kinderopvang | Klant bij IT Local sinds: 2008 | Aantal beheerde werkplekken: 4260
Maatschappelijke kinderopvangorganisatie Kind&co ludens is sinds 2008 klant bij IT Local. Manager Facilitair en Huisvesting Merel Dorst werkt daar sinds 2020 en is verantwoordelijk voor de IT binnen de organisatie. Samen met IT Local heeft ze de afgelopen jaren enorme stappen gezet om de IT-omgeving binnen de organisatie te verbeteren. Met succes. De omgeving werd beter en veiliger en IT veranderde van bijzaak naar strategische noodzaak. Recent werd het contract met IT Local met drie jaar verlengd. De IT-focus ligt nu op doorontwikkeling: processen verder optimaliseren, vooral om het werk leuker te maken voor de medewerkers. Je leest er alles over in deze case.
Highlights 2020-2025
Volledig in de cloud sinds april 2023
Toename aantal beheerde werkplekken met 506%
Verbeterde beveiliging door rolgebaseerde werkplek, multifactorauthenticatie, uitrol security-awareness-programma
Aanzienlijke efficiencyverbetering
Grip op applicaties door vereenvoudigd en beheersbaar applicatielandschap
Minder gebruik van papieren formulieren dankzij handige apps
Beter beheersbare kosten door flexibele en schaalbare IT-omgeving
Toename van gebruikerstevredenheid
Sterke vermindering van servicedesk-meldingen en telefoontjes
Kind&co ludens is een maatschappelijke kinderopvangorganisatie in het hart van Nederland. Zonder winstoogmerk en daardoor met maximale aandacht voor de ontwikkeling van kinderen, collega’s en de rol van kinderopvang in de maatschappij. Waar het midden jaren ’70 begon met één peuterspeelzaal in Maarssen, is de organisatie nu uitgegroeid tot een van de grootste kinderopvangorganisaties in Nederland. Met ruim 450 locaties, 3000 medewerkers, een gastouderbureau met zo’n 70 gastouders en 27.500 kinderen die het opvangt.
Op het in 2023 nieuw opgeleverde en duurzame servicekantoor in Houten (gerealiseerd in verband met de fusie van Kind & Co met Ludens) werken meer dan 200 medewerkers. Zij ondersteunen en adviseren de collega’s op de verschillende locaties, zorgen voor het pedagogisch beleid en helpen ouders aan een opvangplek voor hun kind. Dit doen ze vanuit de afdelingen Klantenservice & Planning, Pedagogiek & Kwaliteit, Marketing & Communicatie, HR, Finance & Control en Facilitaire Zaken & Huisvesting.
Manager Facilitair en Huisvesting Merel Dorst werkt sinds 2020 bij Kind&co ludens en is verantwoordelijk voor de IT binnen de organisatie. Samen met IT Local heeft ze de afgelopen jaren enorme stappen gezet om de IT-omgeving binnen de organisatie te verbeteren. Met succes.
De IT-omgeving anno 2020: volop uitdagingen
Kort nadat Merel in mei 2020 bij Kind&co ludens startte vertrok hun IT-manager. Merel heeft die rol toen overgenomen en uitgevoerd naast haar andere werkzaamheden waar ze voor binnen was gehaald: “Mijn familie ademt IT dus die affiniteit was er. En ik zag dat er heel wat werk aan de winkel was, want de IT-omgeving was verouderd. Voor mij een stap terug in de tijd als ik deze vergeleek met die van het ROC in Amsterdam waar ik vandaan kwam. De lat lag niet al te hoog in de organisatie: de RDS-omgeving deed het, en dat was al lang prima, de administratie was nog vooral op papier en welkom01-wachtwoorden waren heel gewoon. Bovendien zaten we in corona-tijd en die crisis vormde een pijnlijke bevestiging van onze verouderde IT. Thuiswerken was bijvoorbeeld niet mogelijk.”
Verbeteren van de IT-omgeving was voor Kind&co ludens echt nodig om efficiënter, veiliger en prettiger te werken. Merel: “Ik wilde toe naar een minder storingsgevoelige, veilige en flexibele omgeving. Ook om meer eenheid en structuur in de manier van werken te krijgen. En zo ingericht dat onze medewerkers in contact blijven met elkaar en goed samenwerken.”
“Blijven we in de stoomtrein rijden of stappen we over op de TGV?”
“In 2021 fuseerden we als Kind & Co met Ludens. Dat versnelde de route naar verbetering. Want deze organisatie werkte in een modernere IT-omgeving én al met Microsoft 365. Ik heb toen intern de vraag gesteld: Blijven we in de stoomtrein rijden of stappen we over op de TGV?”
Op het moment dat Merel bij Kind&co ludens startte was IT Local al flink wat jaren aan boord als IT-partner om de stoomtrein rijdende te houden. Maar bij een overstap op de TGV moest IT Local serieus gaan meegroeien en meebewegen. Merel: “Ik heb toen contact opgenomen met de toenmalige directeur Piet, die vers aan boord was. We voelden met elkaar aan dat we dit samen moesten en konden doen. Het was een goed moment: IT Local zette met haar organisatie een nieuwe koers in, groeide fors en professionaliseerde. Er kwamen nieuwe ervaren mensen, met Bart en Alwin als vooruitgeschoven collega’s voor onze organisatie, en de trein ging op volle kracht rijden.”
Een grote stap vooruit: van RDS naar cloud
Het verbeteren van de IT-omgeving heeft IT Local gefaseerd aangepakt. Met als eerste en grootste stap de lokaal werkende omgeving volledig in de cloud brengen. Vanuit een Microsoft-basis en met de online werkplek (portaal) als startpunt voor de medewerkers.
Merel: “Die IT Local-werkplek vind ik een belangrijk pluspunt: deze zorgt voor een extra beveiligingslaag en biedt volop mogelijkheden voor doorontwikkeling. Vanuit de werkplek kunnen mijn collega’s via single sign on gemakkelijk bij hun apps en snel die info vinden die ze nodig hebben. En alleen waar ze toegang tot hebben, want de werkplek is rolgebaseerd. De implementatie van multifactorauthenticatie heeft er voor gezorgd dat we veiliger inloggen op de werkplek.”
De introductie van Teams was een andere grote verbetering die IT Local in de eerste fase heeft doorgevoerd. Dit bevorderde het digitaal samenwerken tussen de medewerkers van Kind&co ludens. En doordat het in combinatie met een slimme rolgebaseerde inrichting van kanalen ook de plek was voor documentopslag, zorgde het ook voor structuur.
Hulp vanuit het ICT Servicepunt
Tijdens de eerste fase heeft ook het ICT Servicepunt bij Kind&co ludens écht vorm gekregen. Merel: “De kinderopvang is niet zo’n digitaal vaardige branche. Dan helpt het om iemand beschikbaar te hebben die niet alleen de inname en uitgifte van devices kan verzorgen, maar ook direct kan helpen bij het instellen van apparaten. Van een soort chaotische Vodafone-winkel hebben we van ons ICT Servicepunt een mini-IT Local-kantoortje gemaakt. Waarbij onze facilitair ict-medewerker vanuit een IT Local-dienstverband bij ons gedetacheerd werd en het kantoortje runde.”
IT naar een hoger plan
Toen de basis op orde was heeft IT Local in verschillende volgende fases de IT-omgeving naar een hoger plan getild. Merel: “Als ik terugkijk op wat er de afgelopen jaren allemaal aan projecten gedaan is… een stormachtige tijd… werkelijk alles op IT-gebied is verbeterd of aangeraakt: van tenant-samenvoeging, reorganisatie van het app-landschap, secure printing en ontwikkeling van Power BI-dashboards tot vervanging van laptops, iPad-optimalisatie en beheer via Intune. En met heel veel aandacht voor security, apps om efficiënter te werken en inspiratie en ondersteuning door customer success. En natuurlijk heeft IT Local ook nog veel werk verricht rondom de fusie met Ludens en de verhuizing van ons hoofdkantoor.”
“Mooi om te zien hoe IT Local ons helpt en triggert op securitygebied”
Maximale focus op security
Kind&co ludens werkt veel met gevoelige data; van kinderen en hun ouders en van medewerkers. Security is daarom bovengemiddeld belangrijk. “Mooi om te zien hoe IT Local daar pro-actief mee bezig is en ons helpt en triggert om verder te verbeteren”, zegt Merel. "Zo draait er er al een tijdje een security-awareness-programma dat onze medewerkers alert houdt. Want zij zijn in onze beveiliging het grootste risico; even klikken op een onveilige link kan al grote gevolgen hebben. Security is toch een wedstrijd tegen hackers die met AI een nieuw wapen hebben om nog sneller te scoren.”
Testen met 'nep-phishingmail'
Binnen ons security-awareness-programma sturen we onaangekondigd op verschillende momenten 'nep-phishingmailtjes' naar de medewerkers. Zo testen we hoe alert ze zijn.
Efficiënter werken via apps
IT Local heeft voor Kind&co ludens verschillende apps ontwikkeld. De meest uitgebreide is de Asset management-app, waarmee de organisatie haar bedrijfsmiddelen gemakkelijk kan beheren. De uitrol volgt binnenkort. Medewerkers kunnen dan via de app bijvoorbeeld een laptop aanvragen of een probleem melden, managers kunnen aanvragen goedkeuren en Merel zelf krijgt inzicht in wie wat heeft en wat de historie, status en gebruik per bedrijfsmiddel zijn. Maar ook bijvoorbeeld of een device compliant is en wanneer het wordt afschreven. Merel: “Met die app heb ik controle over al onze hardware. Meten is weten!”
Apps waar Kind&co ludens al mee werkt zijn de Activiteitenmakelaar-app, de Naschoolse activiteiten-app en de Melding maken-app. Merel: “Stuk voor stuk handige oplossingen die onze werkprocessen efficiënter maken. Ik vind het mooi om te zien hoe die apps tot stand komen: eerst het idee dat ergens ontstaat, dan verdere uitdieping van de vraagstelling door de business consultant van IT Local en vervolgens het ontwerp door hun developers.”
“Medewerkers zijn zich bewust dat we processen nu kunnen verbeteren”
“Onze medewerkers zien nu ook dat we processen kunnen verbeteren en komen zelf met ideeën. Zo is het idee van de Melding maken-app ontstaan vanuit de afdeling Pedagogiek & Kwaliteit. Vanuit de behoefte om data rondom ongevallen en incidenten met kinderen op onze locaties te centraliseren en deze vervolgens te analyseren. En dat kan dus nu: medewerkers van locaties kunnen ongevallen en incidenten met kinderen gemakkelijk via de app registreren. En onze cluster- en regiomanagers en beleidsmedewerkers kunnen deze ongevallen en incidenten inzien en hier rapportages van draaien.“
Rob Robot: hulp bij aanmaken van dossiers
Voor Kind&co ludens bouwde IT Local een chatbot die binnen Teams pedagogisch medewerkers helpt bij het aanmaken van een kinddossier. De chatbot stelt de medewerker enkele vragen en maakt op basis van de antwoorden het dossier aan. Voordeel is niet alleen dat het gemakkelijker gaat, maar ook dat het dossier altijd een correcte bestandsnaam heeft. En in het juiste Teams-kanaal staat, in de juiste map en met de onderliggende mappen en bestanden die nodig zijn. Leuk weetje: de chatbot kreeg, zonder er al te veel over nagedacht te hebben, de naam Rob Robot en dat bleek achteraf een gouden greep. Iedereen wist wat het was en wat het deed.“IT: van bijzaak naar strategische noodzaak”
Customer success
Een niet te onderschatten factor in het verbeteren van de IT-omgeving bij Kind&co ludens is het customer success-team. De medewerkers van dit team begeleiden de medewerkers bij alle veranderingen, vooral waar het gaat om de functionele kant. Denk aan het instellen van een nieuwe laptop of tablet of het werken met Microsoft-programma’s. Daarnaast verzorgt het team ook inspiratiesessies en trainingen. Merel: “Ik ben heel blij met de ondersteuning vanuit customer success. Voor onze medewerkers is de drempel nu laag om een vraag te stellen, het voelt als het benaderen van een eigen collega. De aanvullende handleidingen van het team, zoals de nieuwe klapper met alles wat je moet doen om de eerste keer in te loggen, voorzien ook in een duidelijke behoefte. En die trainingen zijn echt een schot in de roos: veel aanmeldingen en enorm goed ontvangen. Credits voor Gaby die dit goed verzorgt!”
De medewerkers van het customer succes-team zijn permanent aanwezig op het nieuwe ICT Servicepunt op het hoofdkantoor. Dat heeft nu een eigen desk gekregen, op een goed zichtbare plek in het hart van het pand. Merel: “Alle basisvoorzieningen voor ons zitten op de begane grond, het Servicepunt dus ook. Dit laat dus direct zien hoe belangrijk IT tegenwoordig voor onze organisatie is geworden: van bijzaak naar strategische noodzaak.”
De samenwerking met IT Local gaat verder
Recent heeft Kind&co ludens het contract met IT Local met drie jaar verlengd, waarbij het natuurlijk niet over één nacht ijs is gegaan. Merel licht graag toe waarom de samenwerking ook de komende jaren verdergaat: “We hebben met IT Local een uitstekende werkrelatie; echt een partnership, waarin het menselijke aspect en vertrouwen centraal staan. Dat is de basis. Verder wil ik graag de vruchten plukken van wat we samen hebben bereikt. Er staat een mooie, veilige IT-omgeving. Nu deze onder controle is komen we in een fase van kostenbeheersing en liggen de kosten lager en op een ander vlak dan in het verleden. De focus ligt nu op doorontwikkeling: processen verder optimaliseren, eventueel ondersteund door AI. Daarbij kijken we voortdurend hoe we het werk leuker kunnen maken voor onze medewerkers.”
Fruitsponsor
IT Local is 'officieel fruitsponsor' van Kind&co ludens en zorgt iedere maandag en woensdag voor vITamientjes op het hoofdkantoor.
“Wat ook belangrijke redenen zijn om voor IT Local te kiezen zijn de pro-actieve beveiliging die ik al eerder noemde en de openheid om te kijken naar verbeteringen. En dat laatste speelt op alle gebieden. Mooi voorbeeld is het servicecontract met flexibele schil dat mij persoonlijk veel tijd bespaart. In plaats van een factuur per project ontvang ik nog maar één factuur per maand, waarbij we samen sturen op de projecten. Op dit punt voelde ik mij echt gehoord door IT Local.”
“IT Local is echt een partner voor ons, we trekken samen op”
In het partnership is ook een rol voor Voice Data Technologies (VDT), de partij die destijds via Ludens is binnengekomen en de hardware op alle locaties verzorgt. Dat werkt volgens Merel prima in combinatie met IT Local: “Ieder doet waar het goed in is en beide bedrijven houden elkaar scherp.”
Waarmee kunnen we jouw organisatie verder helpen?
Heeft deze case je geïnspireerd en zie je aanknopingspunten met IT-uitdagingen die in jouw organisatie spelen? Bel of mail ons dan! We maken graag even tijd voor je vrij om te kijken hoe we je verder kunnen helpen.