8 april, 2025
Organisatie: Vispero/Optelec | Branche: Productie medische hulpmiddelen | Klant bij IT Local sinds: 2003 | Aantal medewerkers wereldwijd: 450 | Aantal gebruikers met beheer en support door IT Local: 185 (alle vestigingen Europa)
Optelec is onderdeel van Vispero, ‘s werelds grootste ontwikkelaar en fabrikant van optische en elektronische hulpmiddelen en software voor slechtziende en blinde mensen. Het verbetert sinds 1975 de kwaliteit van leven van mensen met een visuele beperking. Sinds 2003 is het bedrijf klant van IT Local. Anné Sturris, IT Director en contactpersoon van het eerste uur, is tevreden over de prettige samenwerking waarin partnership en vertrouwen centraal staan en roemt de daadkracht van de IT Local-medewerkers: “De manier waarop ze de mouwen hebben opgestroopt na onze brand in Duitsland zal ik niet snel vergeten.” Meer details over de samenwerking vind je in deze case.
Highlights
Tevreden gebruikers door stabiele IT-omgeving en goede support
Rustig slapen, flexibiliteit en voorspelbare kosten door outsourcing van IT-beheer
Continue verbetering en vernieuwing van IT-omgeving
Snel weer aan de slag na brand in Duitsland dankzij goede back-ups en hard doorwerken in het weekend
Optelec is ’s werelds grootste ontwikkelaar en fabrikant van optische en elektronische hulpmiddelen voor slechtziende en blinde mensen, zoals beeldschermloepen, voorleesapparatuur en braille-leesregels. Het bedrijf bestaat sinds 1975. Na de fusie in 2015 met het Amerikaanse Freedom Scientific, wereldwijd marktleider in software-oplossingen voor slechtziendheid en de overname van enkele andere bedrijven gaat de groep verder onder de naam Vispero.
Wereldwijd werken er zo’n 450 mensen voor het concern, waarvan 185 in Europa. Op het hoofdkantoor van Optelec in Barendrecht werken circa 75 medewerkers. Binnen Optelec houdt men zich bezig met alle facetten van de bedrijfsvoering: van productontwikkeling tot inkoop, logistiek en verkoop. Advies en ondersteuning aan klanten, contacten met zorgverzekeraars en afhandeling van orders binnen Europa, het Midden-Oosten en Afrika zijn ook belangrijke activiteiten.
Anné Sturris was binnen Vispero/Optelec jarenlang Senior IT Manager Europe. Sinds 1 januari 2025 is hij IT Director en heeft hij een wereldwijde rol. De afgelopen maanden was hij heel druk om zich daarop voor te bereiden en die rol goed in te gaan vullen. Vóór Optelec heeft Anné ook jaren in de IT gewerkt, waarvan twaalf jaar als technisch consultant: “Ik woonde op Tholen in Zeeland, waar ik nog steeds woon, en de reistijd naar mijn vorige werk begon steeds meer tegen te staan. Het kwam daarom goed uit dat in die periode het management van Optelec een interne IT-afdeling wilde opzetten om zo met eigen kennis goede strategische IT-keuzes te kunnen maken. Die afdeling was er nog niet; de IT was in handen van hun projectmanager die externe leveranciers aanstuurde. Ik werd door Optelec benaderd om de IT-afdeling vorm te gaan geven, heb ja gezegd en ben toen - in 2014 - begonnen."
Continue verbetering en vernieuwing van de IT-omgeving
Anné startte bij Optelec als beheerder en is destijds samen met IT Local aan de slag gegaan met het downsizen en moderniseren van het IT-platform: “We zijn begonnen om alles te virtualiseren via VMware.” Vandaag de dag staat er een stabiele omgeving in een extern datacenter met weinig storingen. In de periode daartussen is er natuurlijk van alles aan projecten en onderhoud gedaan om te verbeteren en te vernieuwen. Anné stipt ook nog even de verhuizing aan: "Vlak voor COVID zijn we van één kantoor-/magazijnlocatie verhuisd naar een nieuw kantoor en een afzonderlijk magazijn. Mede door de bijdrage van IT Local op IT-gebied (denk aan het verzorgen van internet, routers en vpn) hebben we dit project succesvol voltooid. Volgens planning en binnen budget."
IT Local beheert nu de gehele IT-omgeving voor Europa en verzorgt de support. In samenwerking met de interne IT-afdeling van Optelec, die inmiddels bestaat uit een Application Analyst, een Systems Administrator en een IT Support Specialist. Het gaat om ruim 20 servers, circa 200 laptops/desktops en 185 gebruikers. Gebruikers zijn over het algemeen tevreden. Anné: "Zolang je ze niet hoort is het OK. En als er wel wat is dan weten ze dat ze een supportticket voor IT Local kunnen aanmaken en dat het dan meestal snel is opgelost. Bovendien kijken we bij tijd en gelegenheid altijd wat we kunnen verbeteren."
“Je kunt niet alle IT-kennis en kunde zelf in huis hebben”
Anné zoekt voortdurend naar de ideale balans tussen het het inzetten van interne en externe mensen. Hij kijkt daarbij naar kennis, kunde, specialisatie, beschikbaarheid en flexibiliteit. Over het outsourcen van IT-werkzaamheden is hij positief: “Je kunt niet alle kennis en kunde zelf in huis hebben. En als je eigen medewerkers even niet beschikbaar zijn sta je met je handen in het haar. Ook prettig aan outsourcing is dat je de kosten en baten op voorhand kunt inschatten om zo de juiste ROI-afweging te maken."
Uitbesteden van IT-beheer is buiten Europa echter niet aan de orde. Anné: “Wereldwijd heb ik nu een gedegen IT-team, waarbij er in Amerika en Canada van oudsher meer interne IT-medewerkers zitten dan in Europa. Omdat er momenteel goede kruisbestuiving is tussen onze Amerikaanse specialisten en IT Local is de noodzaak van uitbesteden minder. Binnen Vispero/Optelec maken we zo gebruik van het beste uit alle werelden om succesvol te zijn.”
Uit de brand geholpen
Op 24 februari 2023 was er een serieuze calamiteit bij Optelec in het Duitse Schwalmstadt. In het pand waar de servers voor Optelec Duitsland stonden, want die IT-omgeving zat als enige niet in het externe datacenter. Anné: “Voor het middaguur ontvingen we signalen dat daar iets mis was en IT Local ontving die signalen natuurlijk ook via hun monitoring. Dit bleek dus een brand te zijn op één van de onderste lagen van het pand. Begonnen in de ruimte naast de serverruimte, de plek waar het virtueel platform stond. Met als gevolg schade in de serverruimte en zo’n 20 werkplekken die we konden afschrijven. Onze IT-apparatuur zat onder het roet en andere smurrie. En... de bedrijfsvoering lag volledig stil: geen IT meer en geen logistiek."
“In het weekend hebben ze als team de mouwen opgestroopt om het te fixen”
"Samen met IT Local en ons management in Duitsland ben ik direct aan de slag gegaan om aan de hand van een bestaand disaster recovery plan de IT-omgeving weer draaiende te krijgen. Dat plan werkte en mede door de tomeloze inzet van de medewerkers van IT Local konden we maandagochtend al weer factureren! Zij voelden echt de urgentie en hebben in het weekend als een team de mouwen opgestroopt om het te fixen. Dag en nacht, waarbij ze elkaar afwisselden als er een onvermijdelijke privé-afspraak doorheen kwam of het echt tijd was om even te rusten.
De back-up-tooling werkte ook goed en we hadden het geluk dat delen van de lokale IT-omgeving kort toegankelijk zijn gemaakt. Zo konden de IT Local-medewerkers met wat trucs de meest recente ERP-data veiligstellen. Hierdoor hadden we nul dataverlies!”
Door dit incident werd voor Anné de meerwaarde van het partnership met IT Local nogmaals bevestigd: “Dit soort reddingsoperaties hadden we nooit met eigen mensen/middelen kunnen doen. En ook niet alle IT’ers zijn uit het juiste hout gesneden om zo pro-actief te handelen.”
Verder moderniseren
Door de brand in Duitsland zit die omgeving nu in de VDI-omgeving op het shared platform van IT Local. Dat was de beste optie: toekomstbestendig én flexibel om op te schalen, bij te schalen of om toch iets anders te kiezen. Het voorkwam ook dat Optelec opeens veel extra kosten moest maken. Die constructie is wel een uitzondering. “Voor de rest van Europa gaan we door op dezelfde voet en blijven we gebruikmaken van de omgeving in het bestaande externe datacenter”, aldus Anné. “Dat heeft te maken met de complexiteit van ons applicatielandschap. Omdat we ons als bedrijf met vrijwel alle aspecten van bedrijfsvoering bezighouden is er nogal wat digitaal verkeer en werken we met veel verschillende programma’s, systemen en integraties. Sommige daarvan stellen strenge eisen aan de omgeving. Een VDI-omgeving is daardoor voor onze situatie op dit moment nog een te prijzige oplossing.”
“Nieuwe servers, hardware en een upgrade van het databaseplatform”
“IT Local helpt ons dit jaar om de IT-omgeving verder te moderniseren: met onder meer nieuwe servers voor Nederland, Engeland en België, nieuwe hardware en een upgrade van het databaseplatform. Een deel van de apparatuur zat zo langzamerhand aan het einde van de levenscyclus. Daarna kijken we verder om de roadmap in te vullen. Met security zijn we natuurlijk voortdurend bezig, maar een nieuwe securityscan wil ik als we de vernieuwingen achter de rug hebben wel laten uitvoeren. Want we wijzigen best veel. Meer gebruik maken van alle mogelijkheden die Microsoft 365 te bieden heeft - in de volle breedte - zie ik ook als een belangrijke volgende stap.”
“Verder ben ik benieuwd naar de kansen op het gebied van Power Automate voor slimmere workflows. Want workflows werken! Die hebben we nu in Exact Synergy, maar een integratie met Microsoft kan het echt een hogere meerwaarde geven.”
Prettig samenwerken
Anné is tevreden over de prettige en goede samenwerking met IT Local en de meerwaarde die het voor Vispero/Optelec heeft. “Doordat ik zelf ook goed weet hoe het werkt kunnen we samen de juiste projecten bepalen en uitvoeren. Back-ups maken zijn bijvoorbeeld prijzig, maar zijn honderd procent nodig. Daar is intern geen discussie over. En de voortdurende monitoring van onze omgeving zorgt ervoor dat ik rustig kan slapen. Als er wat aan de hand is, dan weet ik het. Toen dat laatst een keer niet zo was en ik bij alarmmeldingen voor een stroomstoring geen signaaltje van beheer kreeg heb ik daar wel een punt van gemaakt. Want tegelijkertijd ben ik ook kritisch.”
“Zo nu en dan verken ik de markt, maar ik heb nog geen reden gevonden om te switchen”
“Al met al is IT Local echt een partner waar ik op kan vertrouwen. Die incidentafhandeling na de brand is het beste voorbeeld. Ik probeer wel altijd transparant en objectief in de samenwerking te staan. Zo nu en dan verken ik de markt, maar ik heb nog geen reden gevonden om te switchen.”
Waarmee kunnen we jouw organisatie verder helpen?
Heeft deze case je geïnspireerd en zie je aanknopingspunten met IT-uitdagingen die in jouw organisatie spelen? Bel of mail ons dan! We maken graag even tijd voor je vrij om te kijken hoe we je verder kunnen helpen.