“Orde creëren waar chaos heerst”

Amber Koops pakt bijna alles wat ze doet projectmatig aan

Plannen, engineers en consultants aansturen en klanten meenemen in wat er staat te gebeuren… laat dat maar aan Amber Koops over. Als projectmanager leidt zij alle projecten in goede banen. Structuur en overzicht zijn daarbij belangrijk. In haar sport roller derby gaat het er stukken minder overzichtelijk aan toe, maar als Fleetwood Smack weet zij ook daar orde in de chaos te creëren.

Wat heb je vóór IT Local gedaan?

“Na een master Engelse taal en taalkunde heb ik vijf jaar als eerstegraads docent Engels lesgegeven aan Zutphense scholieren, van mavo 1 tot en met vwo 6. Ik merkte op een gegeven moment dat mijn ontwikkeling stagneerde, er waren geen doorgroeimogelijkheden op korte termijn. Een IT-bedrijf waar ik vanaf mijn 17^e tijdens mijn studie enkele jaren op de servicedesk had gewerkt werd daarom de volgende stap. Uiteindelijk ben ik daar doorgegroeid naar change- en projectmanager.

Het was een groot bedrijf en er waren voor mij wél mogelijkheden, maar de binding en connectie met collega’s miste ik steeds meer. Ik werkte onder andere samen met collega’s van andere kantoren die ik nooit live zag. En in plaats van het gezicht van de klant keek ik vooral naar Excel-sheets. Met hulp van een recruiter keek ik verder en kwam ik uiteindelijk bij IT Local op gesprek.”

“Binnen voelde het direct warm en huiselijk aan"

Waar lette je vooral op toen je bij IT Local kwam solliciteren?

“Vooral naar de dingen die ik miste in mijn vorige job. Wat mij opviel toen ik op gesprek kwam in Arnhem was het ontbreken van een receptie. Je loopt zo het kantoor binnen. Heel uitnodigend en binnen voelde het direct warm en huiselijk aan. Bijna als vanzelfsprekend. Ik had een gesprek met Remko en Pierre en dat was ook echt een gesprek; interactief in plaats van een kruisverhoor. Dit goede gevoel, de interessante producten- en dienstenportfolio (met bijvoorbeeld de online werkplek) en het vooruitzicht van face-to-face samenwerken met collega’s en klanten overtuigden mij om bij IT Local aan de slag te gaan.”

De naam Amber staat onder meer voor warmte en licht. Ben jij het zonnetje op kantoor?

“Het zonnetje op kantoor is toch echt Mireille, die straalt in alles. Ik ben van nature wat meer introvert en sta niet graag in het middelpunt, maar vind het leuk om mee te lachen. Bijvoorbeeld tijdens de lunch, dan grap ik aan de lunchtafel graag mee met collega’s.”

Klinkt als een goede sfeer op de werkvloer…

“Bijna altijd ben ik op kantoor, dat is niet voor niets. Ons oude industriële pand is zoals gezegd heel prettig en IT Local biedt alle ruimte en faciliteiten om het als medewerker leuk te hebben en dat is het dan ook. De gratis lunch en de tafeltennistafel zijn voorbeelden. Het voelt ook goed tussen mijn collega’s: ik spreek iedereen wel en gedij goed in de losse sfeer waarbij afspraken wel gewoon worden nagekomen.”

“In voetbal zou ik keeper zijn”

Je bent nu projectmanager. Hoe zou je je rol uitleggen aan die oom of tante die jou op een verjaardagsfeestje vraagt wat je voor werk doet?

“Dan zeg ik iets in de trant van dat ik verantwoordelijk ben voor het doorvoeren van veranderingen bij bedrijven. En waarbij ik niet zelf de uitvoering doe, maar het team faciliteer om dit zo goed mogelijk te doen. Een vergelijking met voetbal doet ’t ook altijd goed. In voetbal zou ik keeper zijn: ik heb het overzicht, coach en bescherm het doel.”

Enig idee hoeveel projecten je al hebt begeleid sinds jouw start in mei 2023?

“Laat ik dat nou net hebben uitgezocht… als ik de interne projecten meereken kom ik uit op 150-180 projecten. Datamigratieprojecten, waarin data van lokaal naar de cloud/SharePoint gaan, komen het vaakst voor.”

Op welk moment krijgen klanten met jou te maken?

“Voor de klant heb ik als projectmanager een interessante positie. Ze zien mij alleen in een bepaalde periode en dan meteen ook heel intensief. Een tegenovergestelde zonsverduistering zou je kunnen zeggen. Die periode begint na het tekenen van een offerte voor een project en eindigt weer als het project is opgeleverd. Mijn rol is dan om ervoor te zorgen dat het project succesvol wordt uitgevoerd: ik maak en beheer de planning, stuur het team van engineers en consultants aan en zorg ervoor dat de klant altijd weet wat er staat te gebeuren.”

“Duidelijke communicatie is doorslaggevend”

Wat vinden klanten belangrijk tijdens een project?

“Natuurlijk dat het qua planning goed loopt en dat er zo min mogelijk nacalculatie-uren worden gemaakt, maar uiteindelijk is duidelijke communicatie doorslaggevend. Als je klanten goed meeneemt in alles wat er speelt en er ontstaat een keer een probleem, dan praat dat een stuk gemakkelijker en kom je er eigenlijk altijd met elkaar uit.”

Engineers en consultants zijn hartstikke kostbaar, hoe zorg jij ervoor dat ze zo slim mogelijk worden ingezet?

“90% van hun werkzaamheden plan ik. Ik beschik over hun agenda en kan zien hoe vol ze zitten en wie er ruimte heeft. Zo zorg ik dat de workload goed verdeeld wordt. Ik houd daarbij rekening met hun wensen en omstandigheden en stel voordat ik de totaalplanning deel met de klant de vraag “kun je je hierin vinden?” Slim inzetten is één, maar betrokkenheid tonen en regelmatig (positieve) feedback geven is minstens zo belangrijk om mensen goed te laten functioneren. Dat doe ik dus ook. Positive reinforcement noem ik dat, ik weet even geen betere term in het Nederlands. Ik help verder ook de engineers en consultants door ze uit de wind te houden en de klappen zoveel mogelijk voor hen op te vangen.“

Mooi die positive reinforcement, maar de planning van een project moet natuurlijk wel worden gehaald. Wat is jouw geheim? Hoe ga je om met alle afhankelijkheden waar je mee te maken hebt?

“Pushen! Nee dat is een grapje hoor…. wat beter werkt is goed kijken naar de mogelijkheden bij de engineers en de klanten en daarbij de ruimte opzoeken die er meestal wel is. En open zijn en met elkaar blijven communiceren, ook als iets niet lukt of werkzaamheden niet tussen 8 en 5 ingepland kunnen worden. Bijna altijd komen we er wel uit. Maar zo heel af en toe moet ik aan de aan de bel trekken bij mijn leidinggevende, bijvoorbeeld als iets te enthousiast is beloofd wat we niet kunnen waarmaken.”

Zijn er projecten geweest die je spannend vond?

“Van nature vind ik het lastig om klanten teleur te stellen of wanneer ik geen garantie kan geven dat iets goed komt. Bij een project waar we afhankelijk waren van oude software speelde dat. Een enorm traject zoals bij Elestor (van eenpitters-oplossing naar een uitgebreide, professionele en veilige omgeving) vind ik ook spannend, maar dan op een gezonde manier.“

Pak je alles wat je doet projectmatig aan?

“Veel wel, ook privé! Voor een schoonmaakklus thuis ga ik bijvoorbeeld eerst samen met mijn vriendin Juliette een taakverdeling opstellen: wie stofzuigt, wie zeemt de ramen? Dat gaat natuurlijk niet in Jira [de planningssoftware van IT Local, red.] hoor 😊 en ik ga ook niet huilen als we de planning niet halen.”

“’Ja’ of ‘nee’, dat is tenminste lekker duidelijk!"

Waar krijg je de meeste energie van in je werk? En wat kost je juist energie?

“Een goed plan van aanpak neerzetten waarvan iedereen zegt ‘let’s go’… daar word ik wel blij van. Helemaal als de dingen dan lekker volgens plan verlopen en ik de problemen die opduiken kan fixen. Miscommunicatie is voor mij wel de grootste energieslurper. Daarom ben ik van de heldere taal en heb ik het niet zo op geneuzel en politieke antwoorden. ‘Ja’ of ‘nee’, dat is tenminste lekker duidelijk!"

Mis je docent zijn?

“Elke dag dezelfde lessen geven niet, de interactie met leerlingen soms wel. Als leraar draag je ook echt bij aan de maatschappij, door jongeren te helpen ontwikkelen. Als projectmanager is dat verband er minder direct. Maar ik heb geen spijt hoor.”

Als je terugkijkt… zie je parallellen tussen het begeleiden van leerlingen en het managen van een projectteam?

“Absoluut! In beide gevallen werk je naar een eindpunt toe: op school waren dat de examens, nu is dat de livegang van projecten. Plannen, zaken overzien en herkennen van knelpunten… dat was toen ook belangrijk. En net als engineers willen leerlingen ook gezien worden. Een ‘fijn dat je er bent’ doet altijd wonderen. Wat voor mij nu vooral anders is dat ik minder aan het zenden ben en gebruik maak van andere middelen om mijn werk te kunnen doen.”

Welke les uit het onderwijs heeft je het meest geholpen in je IT-carrière?

“Dat er verschil is tussen mensen die werken vanuit intrinsieke motivatie en mensen die werken vanuit extrinsieke motivatie. Doe je iets omdat je het wil of omdat het moet? De leergierige vwo-leerling tegenover de onverschillige mavo-scholier als stereotiep voorbeeld. Ik herken inmiddels deze verschillende typen mensen en dat helpt mij om goed samen te werken.”

“Een nieuwe klant levert altijd wat gezonde spanning op”

Wat was een moment in je carrière waarop je echt uit je comfortzone moest stappen?

“Dat zijn verschillende momenten. Als 24-jarige docent begeleidde ik een leerling die serieus aan zelfmoord dacht en ook een leerling die niet meer wilde eten. Dat was echt heel heftig. Wat ik begreep is dat het met beide leerlingen nu goed gaat. Mijn carrièreswitch is natuurlijk ook een moment geweest waarop ik de veilige haven verliet. En in mijn huidige rol speelt het als ik te maken krijg met een nieuwe klant. Dat levert voor mij als introvert persoon altijd wat gezonde spanning op. Want hoe zorg ik voor een goede match met mijn onbekende gesprekspartner? Ik check vooral altijd even op de website van de klant wie ik voor mij ga krijgen en vorm zo vooraf een beeld van de persoon die ik spreek. Als dit niet lukt zorg ik er altijd voor dat ik energie meeneem en mij van mijn meest dienstbare kant laat zien.”

Even doorgaan op het uit je comfortzone stappen… als je voor één dag van baan zou moeten wisselen binnen het bedrijf, welke functie zou je dan willen innemen?

“Iets strategisch waarbij ik kan meedenken over de koers van IT Local. Weet niet welke functie daarbij hoort. Geen sales of directiefunctie in ieder geval.”

Is dat ook iets voor de toekomst?

“Zou kunnen. IT Local groeit door en zal verder moeten professionaliseren. Ik wil daaraan graag persoonlijk bijdragen; door mensen te helpen en het beste uit henzelf te halen.”