28 december, 2022

Digitale Transformatie: een praktisch stappenplan





Is je collega weer een USB-stick met gegevens kwijt? Klagen je klanten over de bereikbaarheid of trage dienstverlening? Zorgt de datumprikker op kantoor niet voor afspraken, maar voor rondslingerende punaises? Leid jij een modern bedrijf met ouderwetse valkuilen? Weg met die inkt en ganzenveer! Het is hoog tijd voor een digitale transformatie.

Wat is digitale transformatie?

De definitie van digitale transformatie is het proces waarmee organisaties de interne bedrijfsvoering en klantervaring verbeteren door middel van implementatie van nieuwe digitale technologie en het hierop aanpassen van de bedrijfscultuur. Denk bijvoorbeeld aan het overzetten van bestanden naar de cloud om deze altijd en overal toegankelijk te maken. Dit zorgt er gelijk voor dat je alles makkelijker deelt met collega’s. Ook kun je de interne communicatie stroomlijnen door de juiste kanalen in gebruik te nemen of een online werkplek op maat maken voor jou en je collega’s.

Waarom is digitale transformatie belangrijk?

Voor de klantervaring

Twee woorden: future-proofing! De wereldwijde infrastructuur is - sinds het internet een dingetje is geworden -  enorm veranderd. Die verandering is nu al 2 decennia aan de gang met het einde voorlopig niet in zicht. Sterker nog: die versnelt alleen maar. De verwachtingen van je klanten veranderen hier in mee. Zij zien immers wat er tegenwoordig allemaal mogelijk is, en dus ook waar je organisatie steken laat vallen. Waarom zou je immers een hele e-mail naar de klantenservice typen of een half uur in de wacht hangen? Bij negen van de tien concurrenten kun je immers een simpel online-formuliertje invullen of een chat raadplegen omdat zij de servicedesk uitbesteden! De juiste ICT-oplossingen kunnen dag en nacht verschil maken in de klantervaring.
Digitale Transformatie: een praktisch stappenplan

Voor de workflow

Niet alleen de klant heeft baat bij digitaal transformeren. Bij de bedrijfsvoering in moderne tijden zit namelijk een modern werknemersbestand inbegrepen. De generatie ‘Baby Boomers’ die decennialang het overgrote deel van de werkende wereld uitmaakte gaat nu langzaam maar zeker met welverdiend pensioen. Sinds januari 2021 bestaat de werkende bevolking zelfs voor meer dan 50% uit Millennials (’85-’95) en Gen Z’ers (’95-heden). Deze generaties kenmerken zich door hun digitale kennis en kunde. Zij groeiden als eersten op met het internet en werken al hun hele leven met computers, smartphones en digitale media. Deze levenslange ervaring heeft als gevolg dat zij als geen ander weten wat er mogelijk is, maar vooral ook wat zij nodig hebben in een digitale werkomgeving.

De zogeheten gebruikerservaring van de digitale infrastructuur binnen je bedrijf moet voor hen dus tiptop in orde zijn. Is dit niet het geval? Dan worden de werkzaamheden als inefficiënt en omslachtig ervaren. De digitale transformatie is dus gericht op het zo aangenaam en efficiënt mogelijk maken van de gebruikerservaring. Een werknemer die tegenzin wekt omdat hij onnodig veel moeite moet steken in iets dat veel makkelijker kan, zal minder productief zijn. Een gelukkige werknemer, bewapend met de juiste digitale gereedschappen, zal meer initiatief nemen en zal ‘de baas’ uiteindelijk meer opleveren.

Voor de zekerheid

Het blijft echter niet alleen bij gebruiksvriendelijkheid: ook de veerkracht en flexibiliteit van je bedrijf hebben baat bij een digitale transformatie. Wellicht heb je recentelijk iets op het nieuws gezien over een bepaalde wereldwijde pandemie. Daar was natuurlijk niemand specifiek op voorbereid, maar de digitaal getransformeerde bedrijven die al in een zakelijke cloud omgeving werkten kwamen aanzienlijk minder in de knel. Zij waren namelijk niet afhankelijk van lokaal opgeslagen bestanden op laptops van werknemers die ineens niet meer naar kantoor konden komen.

Voor de portemonnee

Onder de streep valt er ook een hoop te winnen met digitaal transformeren. Niet alleen als product van die verbeterde klantervaring en efficiëntie waar we het al over hadden, maar ook als kostenbesparing! Zo hoef je met een cloud-oplossing geen kosten meer te maken aan een server om bestanden op kwijt te kunnen. Ook kun je bijvoorbeeld denken aan de automatisering van handmatige en repetitieve (en dus dure) taakjes.

Lang verhaal kort: De digitale transformatie helpt in het slechtste geval met overleven en biedt in het beste geval ruimte voor groei, innovatie en de mogelijkheid om meer winst te draaien.

Hoe pak je de digitale transformatie aan?

Doe je inventarisatie mens-gericht

Digitale transformatie is niet per se een technologiekwestie, het is zelfs eerder een mensenkwestie. Je transformatie is immers gericht op de eindgebruiker en de eindgebruiker is menselijk. Je hebt bij de inrichting van je digitale transformatiestrategie daarom vooral een gezonde dosis mensenkennis nodig.
De strategie die volgt bij je digitale transformatie moet gebaseerd zijn op de ervaringen, wensen en doelen van je werknemers. Zij komen in hun dagelijkse werk namelijk het meest in aanraking met de digitale middelen. Bepaal het plan dus niet alleen met het managementteam. Dan is de kans aanzienlijk dat je een nieuw systeem uit rolt waar alleen het management blij mee is. De transformatie hoort het hele bedrijf van top tot teen te dienen.

Digitale Transformatie: een praktisch stappenplan
Ga daarom in gesprek met collega’s in iedere uithoek van je organigram en luister goed. Zijn er zaken waar zij in hun dagelijkse werk tegenaan lopen? Wat hebben zij nodig om dat aan te pakken? Wat werkt goed en moet dus blijven? Welke software gebruikt het marketingteam graag? Welke programma’s zijn essentieel voor de afdeling logistiek? Ziet iemand kansen liggen die we nu niet grijpen? Pas zodra je vanuit alle perspectieven een beeld hebt van de krachten en tekortkomingen van je huidige infrastructuur, kun je door naar het bepalen van je doelen.

Tip van IT Local:

Zet voor je digitale transformatie een task-force op met mensen uit iedere laag van je organisatie. Je task-force kan samen bepalen welke middelen essentieel of overbodig zijn, welke beter moeten, en wat er ontbreekt. Vertrouw in je mensen; zij kennen het werk.

Bepaal je doelen, maar blijf flexibel

Iedere branche is anders, en binnen elke branche is ieder bedrijf weer anders. Zo ook de jouwe. Voor het bepalen van de doelen voor jouw organisatie kunnen we je hier de wonderbaarlijke tip - die met 100% zekerheid een succesvolle digitale transformatie garandeert - niet bieden. Daarvoor moeten we de ins- en outs van je bedrijf kennen. Dit is een blog beste lezer, dus onze communicatie is helaas redelijk eenzijdig. Zit je toch verlegen om die wonderbaarlijke tip? Dan kun je altijd met ons in gesprek om je doelstellingen samen met een expert op maat te zagen.

Gelukkig is er één tip die voor ieder bedrijf geldt: Blijf flexibel in je doelen. Een goede digitale transformatie is niet gericht op de korte termijn, en de besten zijn zelfs nooit af! Of je nu als doel stelt om de klantervaring te optimaliseren, de productiviteit van je werknemers een boost te geven of de winstgevendheid te verbeteren; je digitale transformatie moet een fundament vormen waarop verder gebouwd kan worden! Een online werkomgeving die doelgericht is ontworpen voor werkzaamheden in 2022 kan in 2025 alweer hartstikke over de datum zijn. Je eigen doelen en inspanningen veranderen op de lange termijn, dus kijk bij je digitale transformatie ver vooruit. Zie het brede plaatje en omarm toekomstige veranderingen. Er is altijd meer waarde toe te voegen.

Extra aandacht voor adoptie

Je bedrijf digitaal transformeren brengt een hoop verandering teweeg, en alle verandering is (vooral in het begin) moeilijk. Dit geldt niet alleen voor jou, maar ook voor je collega’s. Als het goed is, heb je je medewerkers al goed mee laten denken over de inrichting van je transformatie. Blijf dit doen! Houd iedereen goed op de hoogte van waar jullie je bevinden in het transformatie-proces. Stel veel vragen: Hoe kijken je collega's tegen de komende veranderingen aan? Zijn er zaken waar zij extra hulp bij kunnen gebruiken? Bedenken zij scenario’s die potentieel mis gaan lopen? Meerdere handen maken licht werk, en meerdere perspectieven denken ruimer!
Digitale Transformatie: een praktisch stappenplan

Hoe goed je je bedrijf ook hebt voorbereid op de digitale transformatie, er zullen dingen mis gaan. Wellicht gaat de migratie naar het nieuwe systeem toch te snel voor een deel van je collega’s. Het zou ook zomaar kunnen gebeuren dat de veiligheid niet helemaal op orde blijkt. Bijvoorbeeld wanneer iemand op een onveilig netwerk inlogt en er ongenode gasten toegang krijgen tot je data. Misschien verschijnt er een update voor een kern-applicaties die alles net anders maakt dan waar je voorbereid op was. Op al deze zaken kun je vastlopen en dus ook productiviteit verliezen.

Het zo makkelijk en risicovrij mogelijk maken van de transitie vereist een nauwe kijk en constante begeleiding en ondersteuning. Deze begeleiding en ondersteuning heeft een naam: adoptie. De adoptie is de nazorg zodra de nieuwe digitale middelen ‘live’ gaan en in onze bescheiden ervaring het meest kritieke punt van de digitale transformatie. Daarnaast is het in onze minder bescheiden ervaring één van onze specialiteiten.

Vaak zal je bedrijf tijdens de transformatie gebruik maken van de service van een gespecialiseerd IT-bedrijf. Het is helaas ook geen gegeven dat ieder IT-bedrijf ook de waarde van adoptie herkent. Vraag dus bij het uitkiezen van je IT-partner ook naar hoe zij de adoptie ondersteunen. Een matige partner zal je zodra de boel live is loslaten en water laten trappelen. Een degelijke partner biedt ondersteuning in de vorm van een servicedesk. De echte toppers bieden echter hulp op maat. Zij bieden bijvoorbeeld klassikale trainingen in het veilige gebruik van de cloud werkomgeving, doen dit idealiter op locatie en garanderen communicatie met korte lijntjes. Zo vinden wij het erg belangrijk dat een werknemer altijd de mogelijkheid heeft om direct in contact met ons te komen. Op deze manier kun je garanderen dat je collega’s goed voorbereid zijn op de nieuwe werkwijze en precies weten waar zij terecht kunnen voor vragen en ICT-ondersteuning.

Beloon zelfredzaamheid en maak het waardevol

Na verloop van tijd zal het je op gaan vallen dat sommige medewerkers de nieuwe infrastructuur helemaal in de vingers hebben. Deze mensen verdienen een bloemetje, want zij markeren het omslagpunt naar zelfredzaamheid en zijn essentieel voor de verdere ontwikkeling. Zij zullen - gevraagd of spontaan - functioneren als ‘key-users’. Key users kunnen ondersteuning - in de vorm van enthousiasme, kennis en kunde - aan hun directe collega’s bieden. Je hebt de expertise dankzij hen vanaf nu in-house! Je kunt deze uitblinkers vragen om een training voor (nieuwe) collega’s te verzorgen, of om handige tips en tricks met het team te delen. Wij geloven heilig dat speciale werkzaamheden ook speciale beloningen verdienen, dus laat de chocolade vooral niet achterwege.

Blijf evalueren en evolueren

Zodra iedereen gewend is aan zijn nieuwe werkplek en er lekker mee uit de voeten kan, blijf ook dan goed communiceren. Verzamel feedback van gebruikers op ieder niveau van je organisatie en filter het bruikbare hier uit. Pak vervolgens je strategische doelen er nog eens bij. Kun je tevreden terugkijken op het overstappen naar de cloud? Zijn je doelen nog wel up-to-date? Welke uitdagingen liggen er nog en hoe kun je hier op verder transformeren? Wat het antwoord op deze vragen ook mag zijn, je bedrijf is dankzij de digitale transformatie beter gepositioneerd dan ooit.

Vergeet nooit: evolueren je doelstellingen, dan evolueert je IT voortaan mee!

Meer weten of concreet aan de slag?
In deze blog hebben we je in het kort meegenomen in het belang van een goed aangepakte digitale transformatie. Hebben we je geholpen met onze tips en adviezen? Ben je een stukje verder gekomen in je overweging om over te stappen naar de cloud? Natuurlijk helpen wij je graag verder. Wil je even vrijblijvend sparren of heb je interesse in onze cloudoplossingen en adoptie-aanpak; neem dan gerust contact met ons op.

Delen? Ja graag!